協力会社管理をExcelから脱却する｜属人化を防ぐ進め方

建設・土木の現場では、どの協力会社に何を任せられるか、という知見が事業の要になります。しかしその情報が、ベテラン担当者の記憶や個別のExcelに散らばっているケースは少なくありません。

属人的な協力会社管理のリスク

• 担当者の退職・異動で、協力会社の知見や関係が途切れる
• 案件発生時の選定・関係維持・連絡に、コア業務の時間を取られる
• 情報が散在し、条件に合う発注先をすぐに探せない
• 古いシステムやExcelでの管理で、柔軟な更新・共有が難しい

協力会社管理DXの考え方

目的は、個人の頭の中にある知見を、組織で共有できる資産に変えることです。協力会社の情報を業種・得意領域・実績でデータベース化し、誰が担当しても同じ条件で最適な発注先を探せる状態をつくります。

脱Excelの具体的な進め方

• 協力会社情報を統合・整備し、タグ付けして検索できるようにする
• 実績や評価を蓄積し、選定の精度を高める
• 発注先の選定を、属人的な判断から条件検索と競争原理に基づく形へ

情報を一元化して仕組みに載せることで、知見を伝承しながら発注業務の見通しを良くできます。まずは主要な協力会社の情報整備から始め、運用に合わせて項目や範囲を広げていくのが現実的です。